「アイビー・リー・メソッド」ずぼらな人でも身につけられるタスク管理術

最近、僕が好んで使っているタスク管理術「アイビー・リー・メソッド」について紹介します。

僕自身、タスク管理術については何冊も本を読んでいろんなものを試してみましたが、どうも複雑なものが多く続けることが難しい。
ただでさえ忙しいのに、タスク管理術を行う時間を捻出するのは、感情的にやりずらい側面もあります。

もちろんタスク管理をパーフェクトに行うと、忙しさがなくなると言うのは理性では理解できるのですが、超絶に忙しい時には目の前の仕事を片付けたくなってしまうものなんですね。。

そういう時にでも簡単にできてしまうのが「アイビー・リー・メソッド」です。
自分はずぼらだからタスク管理なんて出来っこない、という人でもちょっと頑張れば出来てしまうメソッドです。

ちなみに僕がこのメソッドに出会ったのは、メンタリストDaiGoさんの本の中であり、DaiGoさんも超オススメのタスク管理術です。

アイビー・リー・メソッドの方法

やり方は簡単です。
用意するものは紙とペンだけ。

1. 紙に 明日やるべきこと を6つ書き出す
2. 書き出した事を優先度順に番号をつける
3. 翌日、その順番通りに仕事を進める
4. 消化できなくても引きずらず忘れる
5. 新たに 明日やるべきこと を6つ書き出す
6. 1～5を繰り返す

このメソッドで重要なことは、必ず優先度順に進めていき、それが終わるまで他の項目に手をつけないと言うことです。
これは本当に重要。

アイビー・リー・メソッドを使うメリット

とにかくシンプル

見てもらえば分かるように、とにかくシンプルです。
タスク管理術は続きにくいものが多いですが、これだけシンプルで続けやすいものは他にないでしょう。

シンプルさによるメリットはもう一つあります。
それは今やっているタスクに集中できることです。

何も計画せずに仕事をしていたりすると、「あれをやらなきゃいけなかった」と別のタスクを思い出してそっちに取り掛かり始めたり、誰かから頼まれたことや明日の予定を思い出したりなんかして、一つのタスクに集中できません。

アイビー・リー・メソッドにそって、その日にするべきタスクをきちんと洗い出しておけば、自分が今日すべきなのはこの6項目で、今やるべきなのは一番上のこれ、とすっきりわかるのです。
タスクをコントロールできているこの感覚、味わったことがある人なら分かると思いますが、めちゃめちゃ気持ちいいです。

重要度の高いタスクを処理できる

タスクについて少し掘り下げてみましょう。
7つの習慣などで紹介されているように、日々のタスクには①重要度と②緊急度の2つの要素があります。

①重要度の高いタスクとしては、今月の計画を立てる、スキルアップのために勉強をする、将来のリスクに備えて対策を練る、など、今行うことにより自分の人生・将来に大きな影響を与えるようなことです。

②緊急度の高いタスクとしては、今日までに見積もりを出すことになっている、醤油が切れているから買わなきゃ、振込の期限は今日までだったよな、といったこと。
自分の人生や将来に関しては大きな影響があるとは言えないが、今やらないと生活が回っていかないようなことです。

この2つのタスクをバランスよくこなしていくことが大切ですが、無計画に生活をしていると②緊急度の高いタスクばかりをこなしてしまう傾向にあります。

アイビー・リー・メソッドでは、6つのタスクを書き出す際に、この①重要度と②緊急度のバランスをとる必要があります。
そこさえ上手くできれば、あとは上から順番にタスクをこなしていけばいいので、何も考えずとも重要度の高いタスクをこなす事ができます。

他のタスク管理術だと、たくさんあるタスクの中から、今から行うタスクをその都度選ぶようなものもありますが、これでは緊急度の高いものを選び取ってしまいがちです。
その点、アイビー・リー・メソッドではその危険性が抑えられます。

アイビー・リー・メソッドのデメリット

メリットの多いアイビー・リー・メソッドですが、もちろんデメリットもあります。
シンプルさがいいところですが、その裏返しとしてイレギュラーなことに対応しづらいという特徴があります。

差し込みの仕事の扱い

まず最初に出くわすのは、差し込みで入ってきたタスクにどう対応するかという問題です。
アイビー・リー・メソッドでは前の日に立てたタスクを順番にこなしていくので、当日に入ってきた急ぎの仕事に対応できません。
サラリーマンとして働いているのであれば、このようなことは日常茶飯事でしょう。

この対応策としては、すぐに終わることでなければできるだけ翌日以降に回すことです。
「すぐに終わる」の基準は、僕は15分以内と決めています。
もちろんその日にしなければならないこともあるので、その時はあきらめて6つのタスクの中に入れ込みますが、意外と翌日にまわしても問題ないことも多いです。

やるべきタイミングがあるタスク

アイビー・リー・メソッドにはスケジュール機能がありません。
したがって、このタスクは午後にやらないといけないとか、〇〇さんがいるときにしか出来ないというような条件がつけられないのです。
やってみると分かりますが、こういう条件がつくタスクって結構多いです。

対応策として、僕は上のタスクをスルーする時は、そのタスクを行う条件をメモしています。
「午後やる」や「〇〇さんがいる時」など。
せっかくシンプルなメソッドが複雑になってしまいますが、そこはしょうがないと割り切っています。

また、タスクの順番をつけるときに、やるタイミングも多少考慮するというのも一つの方法です。
優先度順につけるのが大前提ではありますが、「優先度」って結構曖昧なので、これとこれどっちが上かな？となった時はやるタイミングも考えてみるといいでしょう。

疲れて頭が働かない時

これもやるべきタイミングの話に近いですが、頭の働き具合によってもやれるタスクが変わってきます。
朝はアウトプットに適した時間で、夜はインプットに適した時間なんて話もよくききますよね。

朝の時間は頭が働くのでどんなタスクでもこなすことが出来ますが、日中に頭を使いまくった場合、夜には頭が働かなくなってくる日も出てきます。

そういう時に6つ目のタスクとして、めちゃめちゃ考える系の仕事がまわってきた時、正直もう無理ですよね。
今から買い物に行くなら余裕でできるけど、新規事業の企画書は無理だよー。なんで午前中に買い物に行っちゃったんだよ。というように。

アイビー・リー・メソッドとしては、買い物に行かないと今晩の食べる物がないのだから優先度は高いし、企画書を今日できないなら明日のタスクとして回すべき、というのが原則論です。
しかしどうもしっくりこない点でもあります。

対応策としては、これもタスクの優先順位をつける時に多少考慮に入れてしまいます。
買い物くらいなら夜になっても行くだろうと、あえて優先度を下げたりしています。

これらの対応策はあくまでも我流であり原則から離れるところなので、正しいのかどうかはわかりません。
しかしシンプルなメソッドだからこそ、自分の物にして自分のライフスタイルに合わせてやり方を修正できるというのも、このメソッドのいいところだと自分では捉えています。

まとめ

アイビー・リー・メソッドのメリット、デメリットを書いてきましたが、とにかくずぼらな人にはメリットの方が圧倒的に大きいのでかなりオススメします。

一般的に、タスク管理ってなかなか続かないんですよね。
タスク管理自体が「②緊急度」が低く「①重要度」が高いタスクになるため、人間の性質上続きづらいものなのだと思います。

僕自身はアイビー・リー・メソッドだけではなく、GTD（Get Things Done）というタスク管理術と共存させています。
（本来はコンセプトが違うので共存させてはだめなのですが、、）

このタスク管理術は非常に緻密なので、やっていると非常に気持ちよくタスク処理が行なえます。
しかしその複雑さから、そのシステムの維持が難しいです。
僕も完全に維持できているわけではなく、自分がいいなと感じているところだけをつまみ食いしているような状況です。

個人個人の性格やライフスタイルによって、最適なタスク管理術は変わってくると思います。
タスク管理術もたくさんありますので、いろいろ試しながら自分にあったものを探してみてはと思います。

最後に、「アイビー・リー・メソッド」と繰り返していますが、アイビー・リーって誰やねんって人はウィキペディアに詳しいです。

アイビー・リー – Wikipedia

PRの創始者であり、そっちで有名な人みたいですね。
ちなみにこのアイビー・リー・メソッドは2万5000ドルの価格がついたみたいです。
100年前の話ですから、今の価値でいうと5000万円とも1億円とも言われています。

それでは。