その日にやるべきことを一つにする効果

僕はその日にやるべきことを1つだけ設定し、それだけに集中するような仕事の仕方をしています。

今日はその効果について書いていきたいと思います。

大量のタスクは精神的に追い詰める

今では1日にやるべきことがかなりシンプルになりましたが、以前の僕はその日のToDoリストにたくさんタスクが溜まっていて、仕事に溺れていました。

5年位前にはA4用紙にやるべきタスクを書き出していたのですが、タスクが多すぎてA4用紙がいっぱいになっていて、それを見た当時の上司に苦笑いされたということもありました。

そんなにたくさんタスクがあってもその日に終わるわけも無いし、それだけたくさんタスクが目の前にあると精神的に追い詰められるんですよね。
これって結構しんどかったです。

当時はサラリーマンで、今は自営業ということがあるので、単純比較はできませんが、現在でも仕事量が少ないと言うことはないと思います。

しかし目の前のタスクは1つだけで、とても気分良く仕事ができ、そして仕事の効率も上がっています。

タスクを戦略的に後回しにする

その方法はタスクを後回しにして見えないようにすることです。

「後回しだなんて、真面目に仕事をやれよ」と思うかもしれませんが、怠惰さからの後回しはいけませんが、これは効率性も考えた戦略的な後回しです。

人間というもの、目の前にタスクがあったとしても、処理できるタスクには限界があります。

なので、今日できる範囲以外のタスクは「今日は考えなくていいタスク」として、明日確認できるようにさえしておけば、目の前から消してもいいのです。

そうやって意識的に「今は考えない」としないと、ふとした瞬間にそのことが頭に湧いてきて、あれこれ考えたりして、結果仕事の効率が悪くなります。

そして、いつやるべきかの整理をしていないと、「今やるべきかもしれないこと」がたくさん頭の中で渦巻いて、精神的によくありません。

僕が実践する3つのポイント

後回しの効果についてはご理解いただけたかと思いますが、僕がそれを実践するために重視しているポイントを3つを紹介します。

1. 5分以内のタスクはその場で処理する
2. 日常的なタスクはルーティン化する
3. メインのタスクを1つに絞る

１．5分以内のタスクはその場で処理する

まず大事になるのは、そもそものタスク表に上がるタスクを減らすことです。

僕は5分を基準として、それ以内にできることはタスク表に入れずにその場で処理するようにしています。

以前はA4用紙にいっぱいになるほどのタスクを抱えていたと書きましたが、その根本的な原因は小さなタスクを抱えすぎたことにありました。

タスクが降ってくると、すぐに終わるものでもとりあえずタスク表に加える、みたいなやり方が習慣化していました。

怠惰さからくる後回しパターンですね。

これをタスクを認識した瞬間に処理するようにすると、劇的にタスクの総量が減ります。

総量が減るだけでかなり精神的には楽になるものですが、僕がこれを身につけるのには結構時間が必要でした。

タスクを見つけた瞬間に処理するのはどうしてもめんどくさいんですよね。

しかし時間をかけてでもすぐに処理する習慣がつけば、面倒くささを感じずに脳死でタスクを処理できますし、むしろタスク表にタスクを加えることにソワソワ感を感じます。

こうなればこっちのものです。

２．日常的なタスクはルーティン化する

もう一つ大事なのは、日常的に発生するタスクはルーティン化することです。

ルーティン化することによって、毎日自動的に行えるので、タスク表に入れる必要がなくなります。

僕は朝7時半に起きてから12時までにやることが決まっています。

そのルーティンに入っている一つ一つのタスクは、個別でタスク表にあるとやる気が起きづらいものも多いですが、ルーティンにすることによって毎日脳死でできています。

３．メインのタスクを1つに絞る

その上でメインのタスクを1つに絞りましょう。

小さなタスクを減らし、日常的なタスクはルーティン化したので、残るタスクは頭や時間を使う必要のある割と重めのタスクが多く残っていると思います。

そういうことは1日にいくつもこなせないので、1つに集中すれば十分だと思います。

今日やる必要があることはそれをメインのタスクに置くべきですが、後回しできるタスクでその日にやるべきでないと判断すれば、その日は忘れてしまっても大丈夫です。

明日以降にやるべきタスクは別の見えないところに記録しておき、今日はその日一番重要だと思った1タスクだけに集中しましょう。

1日で1タスクに集中できると、結構大きなことができるので、その日の達成感も大きいです。

小さいタスクに追われて夜になり「あれ、俺は今日何してたんだっけ？」と感じたことありませんか？
あれがなくなります。

とはいえ忙しい会社のサラリーマンだと、1日1つだなんてのんきなこと言ってられないと思うかもしれません。

そういう場合は6つまでなら増やしていいと思います。

過去にアイビーリーメソッドというタスク管理手法を紹介してますが、これは1日6タスクで行います。

一時期このメソッドもつかっていましたが、6タスクでも自分には多すぎて終わらないことも多く、1タスクに集中して時間が余ったら他のタスクをやるという今の方法に落ち着いています。

まとめ

1日1タスクの管理手法は、あなたの目にはどう映ったでしょうか。

タスク管理ってすごくドライにどれだけのタスクをこなせるかに注目されますが、それを使っている本人の精神面も大事だと個人的には思います。

タスクが溢れてて心に余裕がない感じがあると、仕事の効率も制度も落ちますからね。

ということで少し特殊なやり方かもしれませんが、今の僕にはとてもしっくりきていたので紹介しました。

ご参考になればうれしいです。